Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn

Bạn đang xem: Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn tại vietabinhdinh.edu.vn

Làm thế nào để bắt đầu một lá thư, bạn nên viết loại thư nào, nên chọn định dạng nào – đôi khi mọi người không biết những điều cơ bản về cách viết và trình bày một bức thư. Bức thư bạn viết có thể sẽ là ấn tượng đầu tiên để giữ cho các đối tác kinh doanh quen thuộc hoặc là một món quà lưu niệm mà bạn bè và gia đình của bạn đọc đi đọc lại. Biết cách viết một lá thư tiêu chuẩn tốt thể hiện tính chuyên nghiệp của nghi thức phù hợp trong kinh doanh và các vấn đề cá nhân.

Sau đây ThuThuatPhanMem.vn xin trình bày cách viết một bức thư chuẩn để bạn đọc tham khảo.

Viết thư thông thường

Bạn nên cân nhắc xem mình cần viết thư cho ai, sau đó xác định xem lá thư có nên được viết theo cách trang trọng, lịch sử hay không. Nếu người nhận là một người bạn hoặc một mối quan hệ tương tự, lá thư của bạn sẽ không trang trọng. Nếu người nhận là đối tác kinh doanh hoặc bạn không biết người đó, trong trường hợp này, phần lớn lá thư của bạn nên trang trọng.

Cho dù lá thư bạn sẽ viết là viết tay hay không. Thư thường được viết bằng bút và giấy thường, mặc dù thư đánh máy có thể được chấp nhận. Một lá thư trang trọng nên được đánh máy hoặc tạo ra bằng máy tính.

Viết hoặc nhập tiêu đề của địa chỉ (địa chỉ của người viết). Thư không chính thức không yêu cầu bước này; tương tự, nếu bạn có tiêu đề văn phòng phẩm của riêng mình, bạn có thể bỏ qua bước này.

Nhập ngày, tháng, năm.

Viết hoặc điền địa chỉ bên trong (họ và tên, địa chỉ người nhận). Hãy cẩn thận để viết chính xác cho người mà bạn đang viết; nếu người đó là chủ tịch của một công ty hoặc thẩm phán, giám đốc hoặc linh mục, hãy chắc chắn rằng bạn viết tên đầy đủ của người nhận. Thư không chính thức không yêu cầu địa chỉ bên trong.

Viết lời chúc, nội dung, đóng dấu và chữ ký.

Cách trình bày một bức thư tiếng Anh

Một bức thư tiêu chuẩn bắt đầu bằng tên và địa chỉ của người nhận. Một số công ty sẽ sử dụng giấy đặc biệt, được gọi là tiêu đề thư, để bao gồm thông tin liên hệ.

Ví dụ: Brenda Houser 321 Hyacinth Lane Culver City, CA 90230

Dòng tiếp theo của một bức thư tiếng Anh chuẩn và dòng đầu tiên của một bức thư không chuẩn là ngày, tháng và năm. Nó xuất hiện trên dòng thứ hai sau địa chỉ hoặc ở đầu một bức thư thông thường.

Ví dụ: Ngày 1 tháng 12 năm 2017

Hoặc ngày 12 tháng 1 năm 2018

Ngoài ra, một bức thư tiêu chuẩn phải bao gồm tên và địa chỉ của người nhận với 2 dòng trống sau ngày, tháng và năm. Sự kết hợp của tất cả các thông tin đảm bảo rằng thư của bạn có thể được sử dụng để liên lạc với bạn sau khi người nhận bỏ phong bì.

Ví dụ: Business Corporation 555 Industry Street San Francisco, CA 94104

Cuối cùng, bạn đã sẵn sàng chào người (hoặc doanh nghiệp) mà bạn đang viết thư cho. Giữ khoảng cách từ bất kể địa chỉ bạn đã nhập. Chữ thường rất dễ dàng; Bạn có thể bắt đầu bằng “Xin chào” hoặc một lời chào phổ biến khác. Thư trang trọng bắt đầu bằng “Kính gửi” theo sau là tên của người nhận. Nếu bạn không có bất kỳ tương tác vững chắc nào với một công ty, hãy tìm kiếm trực tuyến tên, loại công việc và văn phòng của công ty. Ví dụ: bạn có thể thử “Kính gửi Quản lý” hoặc “Kính gửi Bộ phận Nhân sự”.

Ví dụ: Thưa cô Abercrombie,

Hoặc Kính gửi nhân viên Đại học Illinois,

Nội dung của bức thư sẽ khác nhau, vì vậy hãy tập trung vào các nguyên tắc chung. Thư kinh doanh nên có một mục tiêu rõ ràng. Ngay cả những lá thư cá nhân cũng không nên viết một cách khó hiểu, không rõ ràng gây hiểu lầm cho người đọc.

Cách kết thúc thư: chừa khoảng trống giữa phần kết luận và phần thân bài.

Đoạn kết thúc là một cách lịch sự để gửi một ghi chú chân thành, tôn trọng đến người nhận của bạn. Một trong những kết thúc phổ biến là “Trân trọng” và chúng thường khá an toàn. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, bạn có thể ký tên “Warmrespect” hoặc “Cordially”. Có hàng tá lựa chọn, vì vậy bạn nên nghiên cứu một chút để quyết định điều gì phù hợp với mình. Dấu phẩy theo sau tất cả các câu kết thúc. Hãy nhớ rằng, chỉ có chữ cái đầu tiên của đoạn văn được viết hoa. Để lại hai khoảng trống cho bước cuối cùng.- chữ ký của bạn! Tên đầy đủ được viết dưới đây bằng chữ cái tiêu chuẩn.

Ví dụ: Lời chúc tốt đẹp nhất, Theresa Grant đã ký

PS là viết tắt của postscript tức là phần tái bút. Đó là điều cuối cùng bạn thêm vào cuối sau khi bức thư đã được hoàn thành. Thông thường, bạn không thêm phần tái bút vào một bức thư trang trọng; Nếu bạn cần thêm một cái gì đó, bạn sẽ phải xem lại toàn bộ tài liệu để đưa thông tin mới vào

Ví dụ: PS Rob có một vị trí tại Great Company! Cảm ơn vì tất cả sự hỗ trợ trong thời gian thất nghiệp của anh ấy.

Tại Hoa Kỳ, trọng lượng tối đa cho một lá thư hạng nhất là 0,35 ounce. Nếu bức thư của bạn dài hơn ba trang hoặc bạn đã viết nó trên giấy, bạn sẽ phải xem xét rằng nó có đáp ứng các yêu cầu hay không. Kích thước và hình dạng của phong bì phải là tiêu chuẩn, nó phải là hình chữ nhật và nhỏ hơn 6×11 inch.

Đây là cách viết một lá thư tiêu chuẩn. Hy vọng bài viết sẽ là tài liệu hữu ích cho những bạn còn lúng túng trong việc viết thư.

Bạn thấy bài viết Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn có đáp ướng đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn bên dưới để vietabinhdinh.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: vietabinhdinh.edu.vn

Nhớ để nguồn bài viết này: Cách viết thư – Cách trình bày một bức thư theo chuẩn của website vietabinhdinh.edu.vn

Chuyên mục: Hình Ảnh Đẹp