Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp

Bạn đang xem: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp tại vietabinhdinh.edu.vn

Email là một công cụ giao tiếp cho hầu hết mọi người. Email thực sự tuyệt vời vì bạn không phải gặp mặt trực tiếp đối tác của mình. Email cho phép chúng tôi tiếp tục làm việc trên các dự án khi đồng nghiệp không có mặt để thảo luận hoặc cách xa nửa vòng trái đất. Trung bình một người sử dụng email để gửi và nhận hơn 100 email mỗi ngày.

Có một vấn đề mà hầu hết mọi người dường như đang “chết chìm” trong Email vì bạn biết đấy tất cả các Email đều rất dễ bị hiểu lầm, theo một nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy rằng 64% người đã gửi hoặc nhận một Email. có thể gây khó chịu và gây hiểu lầm, khiến mọi thứ đi sai hướng, vì vậy, điều quan trọng là phải viết email rõ ràng và chính xác.

Một câu hỏi được đặt ra: “Làm thế nào để viết một email chuẩn mực, chuyên nghiệp”. Thực tế, viết Email ngắn gọn, dễ hiểu sẽ giảm thời gian sử dụng Email và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, có nhiều thời gian hơn cho công việc khác, tuy nhiên viết Email rõ ràng không hề đơn giản. cần phải có kỹ năng đó. .

Nay ThuThuatPhanMem.vn sẽ giúp bạn viết email chuyên nghiệp giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như định hướng được phong cách viết email có mục đích rõ ràng.

1. Nghĩ trước khi viết.

Bất cứ khi nào bạn ngồi viết email, hãy dành vài giây để tự hỏi: “Tại sao tôi lại gửi bức thư này? Tôi cần gì ở người nhận”. Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, bạn không nên gửi email. Viết email mà không biết mình cần gì là lãng phí thời gian.

Đây cũng là thời điểm tốt để trả lời câu hỏi: “Email này có cần thiết không?”. Vì nếu công việc của bạn là khẩn cấp, hoặc bạn đang muốn giải quyết vấn đề của ai đó hoặc giải thích một vấn đề hoặc quy trình, bạn không nên viết email mà hãy gọi điện trực tiếp, gặp mặt trực tiếp. để giải quyết.

2. Đặt chủ đề cho email.

Trong phần này, điều rất quan trọng là phải cho người nhận biết vấn đề bạn muốn thông báo cho họ và ngay lập tức thu hút sự chú ý của họ Email của bạn nằm ở vị trí đầu tiên trong danh sách hàng trăm thư được gửi cho họ. , nếu không email của bạn sẽ bị mất. bị bỏ qua, bị xóa ngay lập tức hoặc không bao giờ được mở hoặc được coi là rác và không quan trọng.

Lưu ý cần lựa chọn từ ngữ cẩn thận để thông báo cho người nhận email bạn gửi. Nếu email là một báo cáo hàng tuần về công việc, bạn nên bao gồm ngày gửi trong dòng tiêu đề email. Đặc biệt không được để trống tiêu đề Email. Tiêu đề email phải rõ ràng, viết tiếng Việt không dấu để tránh lỗi font chữ và người nhận không đọc được tin nhắn.

3. Lời nói đầu trong nội dung email.

Luôn bắt đầu email bằng lời chào, chẳng hạn như “Dear Sir/Madam”. Tùy vào mức độ quan hệ mà bạn nên có cách chào hỏi phù hợp.

4. Phần chính của email.

Khi soạn một email chuẩn, điều bạn cần làm là định dạng và sử dụng đúng font chữ, không phải toàn chữ in hoa, hoặc chữ to, chữ đậm, chữ nghiêng bừa bãi. Ngoài ra, dấu câu bạn sử dụng cũng phải đúng chỗ, theo tiêu chuẩn quy định về dấu câu khi soạn thảo văn bản, thường rất nhiều người mắc lỗi này, mặc dù đây là yêu cầu tối thiểu cụ thể. có thể như sau:

+ Viết hoa chữ cái đầu dòng, viết hoa các chữ cái, không viết hoa.

+ Các dấu câu viết sát từ trước, khoảng cách, sát từ sau.

+ Sau dấu câu bao giờ cũng phải viết hoa (tên riêng, địa danh) phải viết hoa.

+ Viết đủ ý rồi chấm câu, dùng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

+ Không nên viết thành một đoạn văn dài mà nên chia dòng thành các ý nhỏ.

+ Không nên sử dụng dấu chấm than (!) quá nhiều để nhấn mạnh vì nó sẽ làm cho Email của bạn trở nên kém chuyên nghiệp.

Hãy dành chút thời gian để kiểm tra chính tả, dấu câu cơ bản và cấu trúc câu.

Lưu ý: cấu trúc câu ngắn gọn, súc tích, in đậm những thông tin cần thiết và quan trọng, nội dung dễ hiểu, ngôn ngữ lịch sự, tôn trọng người nhận. Đặt câu hỏi thô tục, xúc phạm, châm biếm hoặc khiêu khích.

5. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tệp.

Dù là email nào, bạn cũng không nên gửi tệp đính kèm có quá nhiều hình ảnh, nhớ chỉ gửi tệp không quá 100Kb. Giờ đây, bạn có thể tải các tệp đó lên internet thông qua Google Tài liệu… và gửi cho chúng một liên kết thay vì tệp đính kèm trong email.

6. Phần cuối bức thư.

Trước khi kết thúc email của bạn, hãy lịch sự cảm ơn người nhận. Bạn có thể bắt đầu bằng: “Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn” hoặc “Cảm ơn bạn đã cân nhắc” rồi tiếp tục bằng “Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, vui lòng cho tôi biết. ” và “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn.”

Kết thúc email bằng một câu “trân trọng” hoặc “cảm ơn” ngắn gọn để thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

7. Chữ ký.

Phần này cũng tương đối quan trọng nhưng khá nhiều người bỏ qua và không tận dụng chúng. Trong phần chữ ký email, email này sẽ giúp bạn thêm thông tin liên hệ để người nhận có thể liên hệ trực tiếp với bạn khi cần. Thông tin đó là: họ và tên, địa chỉ email, outlook, skype,… số điện thoại, địa chỉ…

8. Đọc lại toàn bộ email.

Đọc lại email của bạn lần cuối, kiểm tra chính tả và từ ngữ vì nếu nó mơ hồ, họ sẽ không trả lời email của bạn.

ThuThuatPhanMem hi vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có cái nhìn đúng đắn về cách viết email chuyên nghiệp, chuẩn seo để bạn có thể áp dụng cho email của mình.

Bạn thấy bài viết Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp có đáp ướng đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp bên dưới để vietabinhdinh.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: vietabinhdinh.edu.vn

Nhớ để nguồn bài viết này: Cách viết Email theo chuẩn, chuyên nghiệp của website vietabinhdinh.edu.vn

Chuyên mục: Hình Ảnh Đẹp