100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1

Bạn đang xem: 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1 tại vietabinhdinh.edu.vn

PHẦN I: MỘT SỐ MẸO EXCEL HỮU ÍCH PHẦN 1

1. Nắm vững một số thao tác cơ bản trong Excel

– Thiết lập trang in: Page Setup

– Các thao tác với bảng tính và dữ liệu trên bảng tính: định dạng, gộp ô, xóa, kẻ bảng….

– Cách sử dụng các hàm thông dụng trong Excel: tính tổng, tính trung bình cộng, Vlookup…

– Graphing: Biểu đồ.

– Tạo siêu liên kết trong bảng tính Excel: Hyperlink

– Bảo mật dữ liệu trên sheet.

2. Chuyển dữ liệu từ hàng sang cột và ngược lại

Để chuyển dữ liệu từ hàng sang cột bạn chỉ cần copy bảng dữ liệu -> paste lại bằng cách chọn Paste Special -> tích vào mục Transpose để chuyển cột thành hàng và ngược lại:

3. Xóa dữ liệu trùng lặp

Ví dụ trong cột chứa dữ liệu trùng, để xóa dữ liệu trùng chỉ giữ lại 1 giá trị -> bôi đen vùng dữ liệu cần xóa dữ liệu trùng -> chuyển đến tab Data -> chọn Remove Duplicates:

Xóa dữ liệu trùng lặp

4. Tạo thêm phím truy cập nhanh trên Quick Access

Để tạo mới các phím truy cập, bạn có thể chọn các phím có sẵn trên thanh như phím tạo bảng tính mới New, Save…

Để tạo một khóa truy cập mới, hãy chọn một khóa hiện có trên thanh Truy cập nhanh

Trường hợp muốn tạo key không có trên thanh công cụ, click chọn More Commands -> xuất hiện hộp thoại chọn key cần tạo -> click Add:

Tạo một phím không có trên thanh công cụ, nhấp vào Lệnh khác

5. Chọn và thêm bớt hàng, cột hoàn toàn bằng bàn phím

– Để chọn dòng tại vị trí con trỏ nhấn tổ hợp phím: Shift + “dấu cách”

– Để chọn cột tại vị trí con trỏ nhấn Ctrl + “dấu cách”

– Để thêm hàng và cột, nhấn Ctrl + Shift + “+”

– Để xóa hàng và cột nhấn Ctrl + “-“

6. Thêm 1 đường chéo trong 1 ô

Click chuột phải vào ô cần tạo đường chéo -> chọn Format Cell -> hộp thoại hiện ra click chọn thẻ Border -> chọn hướng đường chéo cần tạo -> click OK:

Thêm 1 đường chéo trong 1 ô

7. Giới hạn giá trị đầu vào với Data Validation trong Excel

Để tránh nhầm lẫn lớn về giá trị của các số, Excel cung cấp tính năng Xác thực dữ liệu giúp bạn giới hạn giá trị đầu vào trong một phạm vi dữ liệu được xác định trước. Để làm được điều đó bạn cần chọn vùng dữ liệu cần nhập -> vào tab Data -> Data Validation -> hộp thoại hiện ra để bạn lựa chọn kiểu giới hạn phạm vi cho mình:

Giới hạn giá trị đầu vào với Data Validation trong Excel

8. Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh

– Sao chép dữ liệu cực nhanh bằng cách chọn vùng dữ liệu cần sao chép -> nhấn giữ phím Ctrl -> di chuyển đến vị trí cần sao chép.

– Di chuyển nhanh vùng dữ liệu bằng cách giữ chuột trái và kéo đến vị trí mới.

9. Áp dụng hàm lọc Excel vào sổ sách kế toán

Một tính năng rất hay và cực kỳ hữu ích trong Excel đó là tính năng lọc dữ liệu – Đây là tính năng giúp bạn giảm thời gian tìm kiếm và thao tác cực kỳ nhanh chóng. Để áp dụng tính năng lọc, bạn cần chọn tiêu đề của vùng dữ liệu -> vào tab Data -> Filter -> dòng tiêu đề xuất hiện mũi tên xổ xuống, bạn chỉ cần click vào mũi tên để chọn theo yêu cầu dữ liệu. . Ví dụ, tôi chỉ muốn biết thông tin về học sinh trường THCS Cam Thịnh:

Áp dụng chức năng lọc Excel vào sổ sách kế toán

10. Quản lý hàng hóa bằng Data Validation trên Excel

Bạn muốn sửa danh mục hàng hóa đã có để tránh trường hợp người dùng nhập sai dữ liệu. Data Validation giúp bạn quản lý hàng hóa chặt chẽ và đơn giản bằng cách tạo các danh sách có sẵn cho một danh mục hàng hóa cố định.

Để sử dụng Data Validation, bạn cần tạo dữ liệu để đưa vào danh sách -> chọn vùng dữ liệu cần tạo -> vào tab Data -> Data Validation -> hộp thoại xuất hiện ở phần Allow chọn List, Item Source chọn vùng dữ liệu bạn muốn. tạo danh sách:

Để sử dụng Xác thực dữ liệu Cần tạo dữ liệu để đưa vào danh sách

Kết quả đã tạo được danh mục giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn:

Kết quả đã tạo được danh mục giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn

11. Xóa ô trống trong một dãy dữ liệu

Dữ liệu của bạn chứa nhiều ô trống nhưng các ô trống không liền nhau nên để xóa bạn phải thực hiện lại thao tác nhiều lần. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn xóa các ô không liền nhau một cách nhanh nhất

– Chọn ô trống trong bảng dữ liệu bằng cách bật tính năng lọc trên Excel -> tick vào ô trống:

Kích hoạt tính năng lọc trong Excel - chọn hộp

Kết quả là chỉ những vùng dữ liệu trống được hiển thị, còn lại bạn chỉ cần chọn toàn bộ dữ liệu trống -> click chuột phải chọn Delete:

Chọn tất cả dữ liệu trống - nhấp chuột phải và chọn Xóa

12. Tìm kiếm thông minh trong Excel

Bạn không nhớ từ cần tìm, cách đơn giản nhất là sử dụng tính năng tìm kiếm thông minh trong Excel bằng cách kết hợp ký tự “*”. Excel thực hiện tìm kiếm tất cả các từ khóa liên quan đến cụm từ nằm trong cặp dấu “*”:

Tìm kiếm thông minh trong Excel

13. Tăng tốc độ nhập liệu hàng trăm lần

Một cách đơn giản để tăng tốc độ gõ của bạn là sử dụng phím tắt để thay thế những gì bạn cần gõ. Hãy chọn những từ, cụm từ thường dùng trong bảng lựa chọn để thay thế.

Bước 1: Vào File -> Options -> Hộp thoại Proofing xuất hiện -> click chọn AutoCorrect:

Vào tab File - Option - hộp thoại hiện ra chọn Proofing - click AutoCorrect

Bước 2: Chọn cụm từ thay thế cho nội dung hiển thị ở phần Replace, nội dung hiển thị thông qua cụm từ viết tắt ở phần With -> nhấn Add:

Nội dung được hiển thị thông qua chữ viết tắt trong With .  phần

Ví dụ khi gõ chxh -> nhấn phím cách thì nội dung hiển thị chuyển thành Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

14. Cách tạo Drop-down list trong excel

Rất đơn giản, sau khi tạo vùng dữ liệu hiển thị trong Drop-down list -> chọn vị trí ô muốn tạo Drop-down list -> vào tab Data -> Data Validation -> hộp thoại Allow selection xuất hiện. Danh sách mục Source, chọn nguồn dữ liệu trong Drop-down list -> click OK:

Cách tạo danh sách thả xuống trong excel

Kết quả đã tạo ra một Drop-down list giúp bạn nhập liệu nhanh hơn và hạn chế sai sót:

Tạo Drop-down list giúp nhập liệu nhanh hơn và giảm sai sót khi nhập liệu

15. Ẩn tất cả dữ liệu

Vì một lý do nào đó trên bảng tính bạn cần ẩn đi nội dung mà người dùng không thể đọc được nhưng bạn vẫn có thể quan sát và tính toán trên bảng tính. Bạn chọn vùng dữ liệu muốn ẩn -> click chuột phải chọn Format Cell trong mục Custom và nhập 3 dấu chấm phẩy liên tiếp:

Tại phần Custom nhập 3 dấu chấm phẩy liên tiếp

Kết quả dữ liệu bị ẩn nhưng giá trị vẫn hiển thị trên thanh công thức giúp bạn vẫn thao tác và xử lý trên dữ liệu bị ẩn:

Dữ liệu kết quả bị ẩn nhưng giá trị vẫn hiển thị trên thanh công thức

16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường

Để chuyển đổi nhanh bạn sử dụng 2 chức năng sau:

– Hàm Upper(): Chuyển chữ thường thành chữ hoa:

Hàm Upper() Chuyển chữ thường thành chữ hoa

– Hàm Lower(): chuyển chữ hoa thành chữ thường

Hàm Lower() chuyển chữ hoa thành chữ thường

17. Đổi tên trang tính bằng cách nhấp đúp chuột

Cách nhanh nhất và đơn giản nhất để đổi tên sheet là bạn chỉ cần double click vào tên sheet cần đổi tên -> nhập tên mới cho sheet -> nhấn Enter.

18. Ghép nối dữ liệu bằng phím &

Ví dụ bạn có 3 trường họ, tên đệm và tên. Bạn muốn gộp 3 cột thành 1 cột Họ và tên bạn chỉ cần thêm dấu phẩy giữa giá trị của 2 cột:

Ghép nối dữ liệu với phím &

19. Nhập dữ liệu bắt đầu bằng 0

Thông thường khi nhập số điện thoại bạn không thể nhập số 0 đầu tiên để khắc phục nhược điểm đó bạn nhập dấu nháy đơn trước dữ liệu cần nhập:

Nhập dữ liệu bắt đầu bằng 0

Hoặc bạn có thể vào Format cell, chọn Custom trong phần Type và nhập số lượng số 0 muốn hiển thị:

Trong trường Loại nhập số lượng số 0 bạn muốn hiển thị

Kết quả:

Kết quả dữ liệu bắt đầu bằng 0

20. Nhận số liệu thống kê nhanh về tổng số, hỗn hợp, tối đa, v.v.

Đôi khi bạn muốn kiểm tra nhanh tổng min, max… mà không cần dùng công thức, bạn chỉ cần lướt nhanh thanh công cụ ở cuối bảng Excel, nó hiện ra rất nhiều thông tin:

Xem thống kê nhanh về tổng, trộn, max...

21. Lặp lại thao tác Format Painter

Nếu bạn muốn định dạng đối tượng trước tiên thì không thể thiếu Format Painter, nhưng bạn muốn áp dụng nó cho nhiều đối tượng thì thay vì chọn đối tượng chứa định dạng cần sao chép -> kích vào cọ vẽ -> chọn đối tượng muốn sao chép . Vui lòng. muốn áp dụng định dạng cho nhiều lần sau lần đầu tiên bạn nhấn giữ phím Ctrl, còn lại bạn chỉ cần áp dụng định dạng cho đối tượng muốn áp dụng mà không cần phải chọn lại định dạng để sao chép.

Lặp lại thao tác Format Painter

Trên đây là một số thủ thuật Excel cực hữu ích cần biết – Phần 1. Trong phần 2, mình sẽ giới thiệu đến các bạn các phím tắt giúp sử dụng Excel nhanh chóng và hiệu quả.

Xem phần 2 tại đây:

Bạn thấy bài viết 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1 có đáp ướng đươc vấn đề bạn tìm hiểu không?, nếu không hãy comment góp ý thêm về 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1 bên dưới để vietabinhdinh.edu.vn có thể thay đổi & cải thiện nội dung tốt hơn cho các bạn nhé! Cám ơn bạn đã ghé thăm Website: vietabinhdinh.edu.vn

Nhớ để nguồn bài viết này: 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết – Phần 1 của website vietabinhdinh.edu.vn

Chuyên mục: Hình Ảnh Đẹp

Xem thêm chi tiết về 100 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích cần phải biết - Phần 1
Xem thêm bài viết hay:  Hình Nền Mèo Cute, Dễ Thương, Đẹp Nhất Cho Điện Thoại

Viết một bình luận